Un piano di comunicazione è uno strumento che consente di pianificare e gestire le azioni di comunicazione per raggiungere gli obiettivi strategici e di comunicazione specifici della propria organizzazione.

Si propone di perseguire tre possibili finalità:

• Il primo è strategico in quanto aiuta l’organizzazione ad attuare le proprie politiche;
• la facilitazione della convergenza tra le logiche della comunicazione interna e quelle della comunicazione esterna dell’ente, favorendo quella che si può definire come comunicazione integrata;
• Terzo, incoraggiare una relazione bidirezionale tra l’organizzazione e il suo pubblico di destinazione. Si tratta di relazioni consapevoli e costanti nel tempo, non casuali o episodiche, finalizzate alla co-produzione di senso e significati nello scambio comunicativo tra l’ente e i suoi destinatari.

Il piano di comunicazione, oltre ad essere uno strumento, può essere inteso anche come un processo organizzativo articolato in tre fasi distinte:

• pianificazione e redazione, fase in cui si arriva alla stesura del piano;
• implementazione, fase della concreta realizzazione e gestione dello stesso;
• valutazione, fase di verifica dei risultati ottenuti, dell’impatto e degli effetti generati sul contesto interno ed esterno all’ente e delle eventuali discrepanze tra questi e gli obiettivi prefissati.

Intendere il piano di comunicazione nella sua dimensione processuale significa non ridurlo a semplice documento che elenca le azioni comunicative dell’ente/azienda, ma pensarlo come un processo che attraversa l’amministrazione, che la coinvolge interamente e la modifica nelle sue modalità organizzative.